Chaque projet web est unique, qu'il soit simple ou complexe. Lors de l'étape d'initialisation,  Imagence décrit et valide avec le client le périmètre précis du projet. Les livrables correspondant à chaque étape sont précisément décrits pour un suivi minutieux  du déroulement du projet.

Les équipes affectées au projet sont choisies en fonction des besoins et du périmètre validé.

Pour la confidentialité des projets, chaque équipe ne peut accéder sur les serveurs, qu'aux projets dont elle la charge.

Les KPI (Key Performance Indicators)  définis par le client lors de l'initialisation sont au centre du suivi des performances du site web. Imagence se charge d'obtenir la labellisation HON pour les clients qui le souhaitent.

Les équipes d'Imagence sont organisées en mode projet, selon les standards qualité requis pour les partenaires Microsoft. Pour les projets spécifiques de l'industrie pharmaceutiques, nous y rajoutons  les particuliarités spécifiques de l'industrie pharmaceutique et des produits de santé. Les équipes constituées  pour chaque projet dépendent du périmètre du projet à mettre en place et de la mission dévolue à l'équipe projet Imagence.

Le pôle technique d'Imagence est constitué d'ingénieurs et consultants certifiés Microsoft. Plusieurs développeurs doivent avoir réussi leur  certification pour que l'entreprise pour laquelle ils sont salariés puisse obtenir le grade de Gold Certified Partner, label qu'Imagence possède. En outre, Microsoft mandate une agence indépendante pour vérifier auprès d'au moins 20 clients de l'entreprise le niveau de satisfation sur les prestations informatiques de l'agence. En 2010, sur ses réalisations 2008 et 2009, Imagence a encore obtenu des scores largement supérieurs à la moyenne des entreprises labellisées par Microsoft.

Dès la phase d'initiation du projet, Imagence formalise l'organisation qu'elle met en place, et décrit les modalités de fonctionnement avec l'équipe projet de son client. Le directeur de Projet Imagence rédige ensuite le Plan d'Action Qualité Projet Imagence.

Les équipes Projet d'Imagence comportent   toujours au moins un technicien informatique et sont surpervisées par un consultant senior Médico-Marketing-Multimedia.

Imagence possède ses propres standards pour la gestion de projet (MS Project, Merise, Visio), mais elle peut  intégrer les standards de ses clients si nécessaire.